Organisation d'événements durables

Plus de 8 millions de personnes visitent chaque année un salon, une exposition ou participent à un évènement culturel ou sportif. C’est autant de personnes qu’il faut transporter, nourrir, informer, amuser, réchauffer ou rafraichir… et qui reçoivent ou achètent divers objets !

Un événement mobilise énormément de ressources naturelles en un laps de temps très court. En tant qu’organisateur, vous pouvez optimiser la gestion de ces ressources au profit de l’environnement.

Organiser des événements sur un mode durable

Agir sur tous les fronts

Pour rendre votre événement durable, vous devez avant tout choisir judicieusement le lieu où vous l’organiserez. En effet, un lieu bien desservi par les transports en commun et disposant d’infrastructures adéquates vous facilitera la tâche. Pour déterminer le choix du lieu, ajoutez si possible des critères « environnement » à vos critères habituels.

Organiser un événement sur un mode durable implique d’abord de gérer les déplacements des visiteurs et des fournisseurs vers le lieu de l’événement. La loi vous y oblige d’ailleurs : vous devez établir un plan de déplacement dès que l’événement organisé draine plus de 3000 visiteurs. Bientôt, ce sera le cas à partir de 1000 visiteurs.

Pour minimiser l’impact de votre événement sur l’environnement, vous pouvez agir sur les produits offerts ou vendus sur le site, qu’ils soient alimentaires ou promotionnels.

Vous pouvez également prendre des dispositions pour réduire la consommation d’eau et d’énergie et pour mieux gérer les déchets, notamment en choisissant des gobelets réutilisables.

Bien entendu, vous devez respecter le site que vous occupez et limiter les nuisances, notamment sonores, pour le voisinage.

La charte éco-événement

Bruxelles Environnement met à disposition de tout organisateur d’événement une charte afin de développer un secteur évènementiel qui tienne compte des principes de développement durableMode de développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures de répondre à leurs propres besoins. Il s'agit donc d une démarche qui vise à assurer la continuité dans le temps du développement économique et social, dans le respect de l'environnement, et sans compromettre les ressources naturelles indispensables à l'activité humaine. .
Tout événement organisé en Région de Bruxelles–Capitale peut devenir signataire de la charte éco-événement et s’engager ainsi à diminuer son impact sur l’environnement tout en améliorant son image de marque auprès du public.

En signant la charte, vous vous engagez à respecter ses principes et à mettre progressivement en œuvre ses recommandations via un processus d’amélioration continue. Ces principes et recommandations restent des lignes de conduite et des inspirations, vous pouvez évidemment adapter les solutions aux spécificités de votre événement.

Les grands principes de la charte sont les suivants :

• Être proactif dans la préservation de l’environnement en veillant à la prévention des déchets et, le cas échéant, à leur valorisationToute opération dont le résultat principal est que des déchets servent à des fins utiles en remplaçant d’autres matières qui auraient été utilisées à une fin particulière, ou que des déchets soient préparés pour être utilisés à cette fin, dans l’usine ou dans l’ensemble de l’économie. ; à éviter les pollutions ; à une utilisation raisonnée des ressources naturelles ; à promouvoir une consommation plus durable ;
• Stimuler une économie éthique, locale et solidaire en intégrant des critères éthiques, sociaux et environnementaux pour les achats de fournitures et de services par l’organisation et ses partenaires ;
• Favoriser une cohésion sociale, en assurant l'accessibilité à tous, des relations respectueuses dans le travail, l'égalité des chances, le respect du public et du voisinage tant au niveau de l’impact que de l'aspect participatif.

Lisez et signez la charte éco-événement (.pdf).

Respecter le site et le voisinage

Veillez à ce que votre événement n’endommage pas le site que vous occupez et limitez autant que possible les désagréments pour le voisinage :

• évitez le compactage du sol dû aux installations, aux engins lourds et au piétinement en plaçant par exemple des planchers aux endroits de fortes fréquentations, sur les chemins;
• respectez et faites respecter la réglementation en vigueur, les clôtures, le balisage des sentiers, pour préserver la faune et la flore locale;
• préférez des aménagements ponctuels que vous pourrez récupérer et réutiliser, par exemple un fléchage amovible plutôt qu’un marquage au sol à la peinture;
• contrôlez le niveau sonore et communiquez-le aux ingénieurs du son et au public, par exemple en installant un écran de mesure des décibels visible par tout le monde;
• Pensez aux voisins (réservez-leur des places de parking, offrez des places, limitez les heures de chargement et déchargement, etc.). 

Gérer les déplacements

Si vous organisez un événement de grande ampleur, la loi vous oblige à prendre des mesures pour améliorer la mobilité et limiter les nuisances (embouteillages, problèmes de stationnement…) occasionnées par le grand nombre de visiteurs.

En effet, dès que votre événement attire plus de 3000 visiteurs, vous devez établir un plan de déplacement. Ce sera bientôt le cas pour les événements de plus de 1000 visiteurs.

Cette démarche est bénéfique pour l’environnement et les riverains, mais aussi pour l’événement lui-même : une meilleure mobilité améliore l’image de marque de l’événement et augmente le confort des visiteurs, qui viendront plus nombreux ! C’est pourquoi nous vous encourageons à appliquer nos conseils de mobilité même si votre événement n’est pas soumis à cette obligation légale.

Concrètement, vous devez prendre certaines mesures pour améliorer l’accès au site et favoriser les modes de transport moins polluants :

• établir et diffuser un plan d’accès multimodal (qui met en évidence les itinéraires sans voiture) ;
• améliorer la signalisation aux abords du site, en particulier pour les piétons ;
• prévoir un plan de circulation, en recourant éventuellement à des stewards ou à la police ;
• prévoir un plan de stationnement tant pour les voitures que pour les deux-roues (pratique et sécurisé).

En fonction de la nature de l’événement et du site concerné, vous serez peut-être amené à prendre des mesures complémentaires pour atteindre vos objectifs. Par exemple, organiser un système de covoiturageSystème de transport qui consiste à partager l'utilisation d'une voiture particulière entre plusieurs personnes, principalement pour les trajets domicile-travail. , informer les opérateurs de transports en commun pour améliorer la desserte ou offrir des tickets combinés entrée + transport.

Privilégier l’alimentation et les produits durables

Good Food : vers une alimentation durable

L’alimentation dans un événement peut représenter jusqu’à un tiers de l’impact global de l’événement.

C’est donc un poste clé, sur lequel il existe de nombreuses possibilités d’agir :

• Développer une offre plus durable en proposant :
  • Des produits bio, locaux, frais, de saison, issus du commerce équitable et d’une production gérée durablement ;
    • La vente de produits bio est réglementée par un Arrêté du Gouvernement bruxellois, notamment en ce qui concerne l’étiquetage. Pour plus d’informations
  • Des repas végétariens et/ou contenant moins de protéines animales et plus de protéines végétales ;
  • De l’eau du robinet, mettre des fontaines reliée à l’eau de ville ;
  • Limiter les emballages en achetant les produits en vrac, etc.
• Réduire le gaspillage alimentaire en :
  • Concentrant les efforts sur la prévention. Par exemple en demandant de confirmer sa présence à un lunch, en gérant les portions raisonnablement, etc. ;
  • Valorisant les invendus/surplus en s’associant à des organismes de récupération et de redistribution aux personnes dans le besoin ou à des entreprises de transformation alimentaire.
• Veiller à la cohérence dans le choix des produits et assurer une communication sur les actions.

Réduire ses déchets

Produits promotionnels

L’organisation d’un événement implique toujours de la publicité et une série d’objets promotionnels offerts ou vendus au public. Vous pouvez également privilégier des alternatives durables dans ce domaine.

• Optez pour des méthodes d’annonce alternatives, limitez et contrôlez si possible la distribution de tracts par les autres participants ou festivals.
  • Le bouche à oreille, les buzz, et les différentes formes de communication sociale permettent de réduire avantageusement les supports matériels et d'augmenter le retour médiatique.
  • Les « hommes-sandwiches », les tags écologiques (pochoirs sur les trottoirs…) constituent d’autres alternatives aux tracts sur papier.
• Réduisez les impressions et leur impact en privilégiant un graphisme peu gourmand en encres, du papier recycléLe recyclage consiste à décomposer les déchets pour en faire de nouveaux matériaux. Par exemple : des déchets inertes sont broyés pour produire des agrégats qui seront utilisés dans des fondations de voiries. ou certifié (FSC ou PEFC) et des encres végétales, voire en mutualisant votre campagne avec d'autres événements.
• Choisissez des bracelets et des badges réutilisables.
• Utilisez des objets utiles et durables pour le merchandising et la communication : clés usb, vélos au nom de l’événement, objets sans piles, matériaux recyclés …

Matériel logistique

Là encore, une logistique logique permet de faire la différence :

• privilégiez le réutilisable (pour la vaisselle, les badges, les emballages)
• optez pour les gobelets réutilisables
• privilégiez la location à l'achat pour multiplier l'utilisation d'un même matériel (décors, bannières, fleurs…);
• songez également à la possibilité de réutiliser votre matériel pour d'autres événements ou de le partager avec d'autres organisateurs;
• créez votre matériel à partir d'éléments de récupération ou de matériaux et de produits « éco-conçus » labellisés. Pensez-le solide et évolutif pour sa durée de vie, léger et modulable pour l'impact de son transport. 

Opter pour des gobelets réutilisables

Ce sont des gobelets lavables en plastique solide, qui existent en différentes tailles.

Les gobelets réutilisables ont de nombreux avantages sur les gobelets jetables. D’abord, ils permettent évidemment une économie de fabrication, mais ils réduisent également les déchets au sol (et donc les efforts de nettoyage du site), et favorisent la réflexion du public autour des notions de "jetable/durable".

En utilisant des gobelets solides en plastique, vous éliminez aussi les risques de blessures dues au verre cassé.

Le principe est simple : l’utilisateur ramène son gobelet en échange d’une consigne significative (1€), ce qui garantit la récupération du gobelet, donc son lavage et sa réutilisation.

Organiser le tri des déchets lors d'un événement

Les 7 étapes et outils suivants vous permettront de mettre en place votre projet de tri pour assurer une bonne gestion des déchets et de la propreté, lors de votre événement.

1. Respecter les obligations légales

Depuis 2014, le tri et la gestion des déchets sont devenus des obligations légales pour tous les acteurs de la Région. En tant qu’organisateurs d’événements, vous devez trier vos déchets et avoir un contrat de collecte auprès d’un collecteurcollecteur, négociant et courtier enregistré chez Bruxelles Environnement.

Retrouvez toutes les informations concernant le tri et la gestion des déchets des professionnels et les collecteurs enregistrés sur la page dédiée de Bruxelles Environnement ou sur le site web Recycle BXL Pro.

2. S’engager et engager toutes les parties prenantes de l’organisation

En tant que responsable d'événement, communiquer sur votre engagement auprès de vos parties prenantes est essentiel (fournisseurs, partenaires, personnels, bénévoles, visiteurs, etc.) pour un bon respect du tri et de la propreté.

Comment faire  ? 

• Planifier à l’avance les différentes étapes à suivre et les tâches à effectuer 
  • Étapes à suivre pour une bonne gestion du tri et de la propreté du site (.pdf)
• Informer les différentes parties prenantes de la présence d’un dispositif de tri 
• Communiquer aux différentes parties prenantes sur leurs obligations de tri via une charte et effectuer un rappel des règles de tri 
  • Modèle de lettre d’engagement pour vos partenaires et fournisseurs extérieurs (.pdf)

3. Analyser votre potentiel déchet et propreté en amont de votre événement

Avoir une vue sur les types et quantités de déchets générés par l’événement vous permettra d’anticiper le nombre de poubelles et conteneurs à prévoir et de trouver des alternatives pour réduire vos déchets.

Quels types de déchets sont générés dans les différentes zones de votre événement ? Lesquels doivent être triés ? Lesquels peuvent être remplacés, éviter ? Quels types et quantités de contenants sont utilisés par les foodtrucks, service traiteur, etc.

• Analyse pré-événement types et quantités de déchets générés par votre événement (.pdf)

4. Prévoir l’infrastructure nécessaire

Sur base des données d’analyse, un plan d’implantation des poubelles et conteneurs doit être créé afin de faciliter la disposition le jour de l’événement.

Pour une bonne qualité de tri, les poubelles doivent toujours être disposées en îlot de tri. On parle d’îlot de tri lorsque les poubelles sont regroupées ensemble avec toujours, au minimum, une poubelle pour les déchets résiduelsLes déchets résiduels sont les déchets qui restent après avoir trié les déchets recyclables. et une pour le PMC.

5. Communiquer avec votre public

Avant l'événement, impliquez votre public pour les informer de vos engagements le plus tôt possible et de manière régulière.
Le jour de l’événement vous pouvez interagir avec eux via des animations autour du tri. 

• Exemple de communication pour vos réseaux sociaux - FR (.pdf)
• Outils de communication sur les réseaux sociaux - prêt à l’emploi (.zip)
• Modèle lettre d’engagement pour vos visiteurs (.pdf)

6. Installer votre dispositif de tri

Le jour de l’événement, une fois les îlots de tri disposés par vos équipes, il convient d’effectuer une vérification de l’implantation par rapport au plan. Il est ensuite nécessaire de faire un tour pendant l’événement pour éventuellement ajuster la disposition des îlots en fonction du taux de remplissage des poubelles.

Recommandations pour une vérification optimale

• Les poubelles par îlot de tri sont positionnées dans le bon ordre (1. Déchets résiduelsLes déchets résiduels sont les déchets qui restent après avoir trié les déchets recyclables., 2. PMC)
• Il n’y a pas de poubelles seules (minimum en duo) 
• Les poubelles visiteurs sont ouvertes
• Il n’y a pas de poubelles cachées ou inaccessibles
• Les prestataires extérieurs ont repéré où se trouvent leurs conteneurs/poubelles

7. Évaluer le projet de tri à la fin de l’événement

Évaluer la quantité de déchets, la qualité du tri et la propreté du site durant et à la fin de l’événement permet de mesurer l’impact de votre projet de tri et ainsi améliorer vos performances pour vos prochains événements.
Après l’événement, vous pouvez intégrer à votre communication publique la quantité totale de déchets produits et la quantité par participant. Cela les engagera à faire encore mieux l'année prochaine.

• Fiche d’évaluation quantité et qualité du tri par fraction (.pdf)
• Fiche d’évaluation propreté (.pdf)

Aller plus loin dans ma démarche

Afin d’aller plus loin dans votre démarche d’événement durable, vous trouverez ici d’autres outils :

• Base de données (non-exhaustive) partenaires éco-responsables (.pdf)
• Charte de Bruxelles Environnement pour un événement durable (.pdf)

Des questions ? Contactez sorteerkitdetri@environnement.brussels

Réduire la consommation d'eau et d'énergie

Le réflexe « événement durable » exige que vous soyez attentif à la consommation d’eau et d’énergie. Vous pouvez agir concrètement pour économiser l’eau et l’énergie. 

Organiser

Un bon plan vous permet de :

• grouper chaque zone sur un interrupteur (et donc de couper l’alimentation dès que possible) ;
• repérer et éviter les pertes et les fuites ;
• profiter au maximum de l'éclairage naturel ;
• mesurer pour ajuster ;
• etc.

Optimiser

• Réduisez le matériel et la puissance/volume nécessaires ;
• privilégiez la basse consommation (éclairages, groupes électrogènes, réducteurs de débit, etc.) ;
• choisissez des productions ou récupérations alternatives (solaire, eaux de pluies, etc.).

Opter pour le vert

Choisissez si possible un fournisseur d'énergie 100 % verte.

Rejeter les eaux usées

Si vous rejetez des  eaux uséesEaux qui ont été affectées à un usage domestique ou industriel et qui sont généralement chargées de différentes substances.  dans les eaux de surfaceOn fait habituellement la distinction entre l’eau de mer et les eaux intérieures, lesquelles sont à leur tour subdivisées en eaux de surface et eaux souterraines. Les eaux de surface font référence à l’eau qui coule ou stagne à la surface de la terre. Elles comprennent l’eau des lacs, des rivières et des plans d’eau (étangs, bassins artificiels, mares, etc.) , vous devez disposer d’une autorisation de Bruxelles Environnement. Si vous rejetez les eaux usées dans les égouts, c’est la commune qui délivre les autorisations.

Vous pouvez limiter le rejet d’ eau uséeEaux qui ont été affectées à un usage domestique ou industriel et qui sont généralement chargées de différentes substances. en installant plutôt des toilettes sèches. Les grandes entreprises de location de toilettes mobiles en proposent de plus en plus fréquemment.

Partenaires

Bruxelles Mobilité

STIB : La Cellule Key Account est à votre disposition pour analyser la mobilité de votre événement, tél : 02 515 50 68, courriel. 

Fost Plus :
Avenue des Olympiades
1140 Evere
Tel: 02 775 03 50 - Fax: 02 771 16 96 - Courriel

VISITBRUSSELS :
rue Royale 2 
B-1000 Bruxelles 
Tel : +32 (0)2 513 89 40 - Fax : +32 (0)2 513 83 20 - Courriel

Bruxelles-Propreté :
Avenue de Broqueville 12 
B-1150 Bruxelles 
Tel : 02 778 08 11 - Fax : 02 778 08 88