4 conseils pour consommer moins de papier en entreprise
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La production du papier nécessite des millions d’arbres chaque année et accélère la déforestation de la planète. L’industrie du papier est également énergivore en ressources naturelles et émettrice de CO2. En consommant moins de papier, votre entreprise réduit non seulement l’impact de son activité sur l’environnement, mais elle réalise aussi des économies. Voici 4 conseils pratiques pour réduire l’usage du papier dans votre organisation.
1. Passer à la dématérialisation et à la gestion électronique des documents (GED)
La diminution de la demande de papier contribue à préserver l’environnement. Quoi de mieux pour le bien-être de la planète ? Préconiser la gestion électronique des documents (GED) ainsi que la facturation électronique vont permettre aux entreprises de réduire leur consommation de papier et du même coup, de réaliser d’importantes économies tout en étant mieux organisées. Privilégiez l’e-signature, l’e-archivage, le recommandé électronique... Et recevez tous vos documents administratifs dans votre eBox entreprise !
Moins de papiers, moins de charges directes
La digitalisation des factures, comptes-rendus, mémos, fiches de salaires... (et tout document papier) permet bien évidemment de réduire la consommation et le coût de l’encre, du papier, des timbres et enveloppes. Elle promet aussi de minimiser les dépenses logistiques relatives à la diffusion du courrier ou à l’archivage des documents (espace de stockage, papier, armoires, etc.). Voilà de quoi réaliser des économies tout en bénéficiant d’une meilleure organisation des informations !
Facturation électronique : plus économique, donc plus rentable
Eh oui, le traitement dématérialisé d’une facture est beaucoup moins onéreux que traiter une facture papier. Selon l’Agence pour la Simplification Administrative (ASA), il coûte en moyenne 9 euros de moins. Une étude du bureau de consultance Billentis, spécialisé en facturation digitale, vient renforcer ce constat. De fait, elle estime qu’une entreprise peut réaliser jusqu’à :
- 80% d’économie
- un retour sur investissement assuré entre 6 et 18 mois
Une facturation électronique garantit également une gestion optimale. Grâce à la centralisation des données, les logiciels de facturation peuvent vérifier en un rien de temps l’état des flux de trésorerie et des liquidités disponibles.
Attention
La digitalisation permet aux entreprises de réduire leur consommation de papier. Mais l’impact de ce secteur sur l’environnement s’avère pourtant lourd de conséquences. Diminuer sa consommation de papier est louable, mais faire preuve de sobriété numérique et mettre en place des bonnes pratiques pour y arriver l’est tout autant. Saviez-vous que le numérique représente 4% des émissions mondiales de gaz à effet de serreGaz qui absorbe une partie des rayons du soleil et les restitue sous la forme de rayonnements, lesquels rencontrent d'autres molécules de gaz et reproduisent ainsi le processus, entraînant l’effet de serre, qui engendre une augmentation de chaleur. Les principaux gaz à effet de serre dont l’origine est essentiellement liée à des activités humaines sont le dioxyde de carbone (CO2), le méthane (CH4) et l’ozone troposphérique (O3). (GES), soit 1,5 fois plus que le transport aérien ? Un chiffre qui pourrait doubler d’ici 2025. (Source ADEME, Agence de la transition écologique))
2. Réduire le gaspillage du papier en général
Numériser l’ensemble de vos documents n’est évidemment pas toujours possible au sein de votre structure. Il existe plusieurs astuces pour maîtriser sa consommation de papier en invitant notamment vos collaboratrices, collaborateurs à jouer le jeu ! Impressions recto/verso, mise en page de documents avec des marges réduites ou un corps plus petit, afficher “l’aperçu avant impression”, fichiers partagés consultables par les équipes, tableaux blancs plutôt que des flip charts avec feuilles, édition de brochures avec un stock limité ou en mode print on demand (POD)... Il y a beaucoup de solutions pour consommer moins de papier.
Astuces
Remplacez les abonnements papier par des abonnements numériques : une occasion de faire le tri et de se désabonner des publications non lues. Pensez aussi à afficher l’autocollant “stop pub” sur la boîte aux lettres !
Bien communiquer et suivre sa consommation, deux gestes à impact fort
Une bonne communication envers vos équipes et des procédures claires de sauvegarde, d’archivage et classement des documents sont indispensables pour mettre en place des bonnes habitudes. Diffusez au moins une fois par an, à votre personnel, une liste de bonnes pratiques en matière d’impression responsable et d’utilisation des équipements numériques. Monitorer de près votre consommation de papier et la gestion des stocks vous permettra aussi de mieux la contrôler. Pourquoi ne pas mettre une EcoTeam en place ?
Bon à savoir
Créer une EcoTeam, c’est mettre en place un groupe de travail transversal au sein de votre organisation. Celui-ci élabore des actions envers le personnel afin d’adopter des attitudes et gestes éco-responsables. Les membres de l’EcoTeam, tous volontaires, démontrent une réelle motivation à mobiliser leurs collègues et à diffuser des pratiques plus durables.
3. Réorganiser les espaces de travail
Pour réduire l’utilisation du papier dans votre entreprise, une autre option est de réorganiser les procédures de travail. Par exemple, supprimez les imprimantes individuelles, vos collègues seront ainsi moins tentés d’imprimer. Si les appareils ne sont plus à portée de main, on constate une tendance à moins imprimer ce qui n’est pas nécessaire. N’hésitez pas à placez des bacs à brouillon à proximité des imprimantes. Pensez aussi à favoriser le bureau nomade ! En effet, quand on change de bureau régulièrement, on dispose de moins d’espace de rangement, on accumule donc moins de papiers et de dossiers encombrants.
4. Choisir des papiers recyclés ou labellisés
Pour réduire votre empreinte carbone, optez pour des papiers recyclés ou à label. Il en existe plusieurs et ils sont de qualité équivalente à un papier non recycléLe recyclage consiste à décomposer les déchets pour en faire de nouveaux matériaux. Par exemple : des déchets inertes sont broyés pour produire des agrégats qui seront utilisés dans des fondations de voiries. : FSC ou FSC Recyclé, Ange Bleu (un label allemand des plus exigeants), Écolabel européen, PEFC Recyclé ou Certifié, etc. Et plus le papier est fin (inférieur ou égal à 80 g/m²), plus l’impact environnemental est réduit.
Le papier le plus écologique est le papier 100% recyclé de post-consommation, non désencré, non blanchi.
Bon à savoir
Recycler ses papiers imprimés et cartons en entreprise est obligatoire en Région bruxelloise. Briefez l’ensemble de votre personnel pour optimiser le tri du papier et du carton. Suivez également votre quantité de déchets papier/carton et son évolution annuelle...