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Goodies : la commune de Schaerbeek opte pour une approche durable

La commune de Schaerbeek a choisi le marché des goodies comme marché pilote dans le cadre d’un programme d’échanges européen. Le type et le nombre de goodies acheté a été revu. Mais d’autres changements ont également vu le jour.

Qu’est-ce qui a motivé la commune de Schaerbeek à travailler sur la thématique des goodies ?

Le contexte s’y prêtait. D’une part, au niveau politique, travailler à faire de l’administration un acteur écoresponsable est pleinement soutenu. En effet, c’est en montrant l’exemple que l’on obtiendra l’assentiment de la population et son ralliement. La commune de Schaerbeek est convaincue que c’est par les gestes de toutes tailles, petits ou grands, que l’on arrivera à atteindre nos objectifs. 

D’autre part, au niveau de l’administration, cette démarche s’inscrivait dans la suite logique de projets en cours tels que le projet zéro déchet qui ciblent les Schaerbeekois.es. Il semblait opportun, pour rester cohérent, que l’administration emboîte le pas et entame des démarches pour devenir plus exemplaire. 
Par ailleurs, la commune de Schaerbeek fait partie d’un programme européen de transfert et d’échange de bonnes pratiques en matière de marchés publiques durables gérés par des villes : le programme URBACT. Le marché goodies a été choisi comme marché pilote dans le cadre de ce programme.

Comment vous-y êtes-vous pris ?

Le département Communication a d’abord réalisé un Benchmark externe auprès d’entreprises publiques et privées, afin d’analyser la façon dont d’autres organisations avaient géré leurs propres Goodies.
Nous avons ensuite réalisé un état des lieux en interne auprès des différents services. L’objectif était double : relever leurs besoins dans le cadre de l’organisation de leurs évènements en fonction des publics-cibles et croiser les besoins transversaux des différents services afin de réduire le nombre de Goodies. Sur base de cette étude, certains Goodies ont émergé comme étant vraiment utiles. Nous avons, par exemple, besoin d’identifier les publics senior et enfants dans le cadre de sorties organisées pour lesquels nous avons décidé de commander des bandanas multi-formes. A partir de là, nous avons défini le nombre et le type de goodies par service, en fonction des évènements et activités respectives. Pour une plus grande flexibilité et pour les besoins émergents, nous avons également constitué un stock de réserve.
A noter que ces rencontres ont également été l’occasion de sensibiliser les services au contexte et au message associé à la distribution des goodies : donner un Goodie permet de donner plus de visibilité à l’institution, mais c’est aussi l’occasion de faire passer un message. En fonction du contexte, distribuer des Goodies est plus ou moins porteur de sens. 
Parallèlement à cet état des lieux, nous avons mené un travail de prospection auprès de représentants de sorte de mieux connaître le marché des goodies durables et d’identifier les fournisseurs susceptibles de fournir les goodies attendus.

Nous avons également travaillé sur le cahier des charges à proprement parlé, en introduisant des clauses environnementales pour les goodies pour lesquels c’était possible. Cette année étant considérée comme « de transition », nous avons introduit certaines clauses en critères techniques et d’autres en critères d’attribution. Le service Eco-conseil est venu en appui sur ces aspects environnementaux et a rédigé une charte « Goodies écoresponsables ». Cette charte vise à mettre en place des bonnes pratiques en vue de réduire l’impact environnemental lié à la production, l’emballage et au transport des goodies.
Enfin, nous avons travaillé à revoir certaines procédures internes afin d’améliorer le stockage et avoir plus de visibilité sur les flux. Avoir des données dématérialisées sur les demandes réelles nous permettra d’adapter les achats futurs en fonction de l’évolution des besoins.

Avez-vous travaillé sur le besoin pour faire évoluer les achats en goodies ?

Jusqu’à il y a peu, de nombreux marchés goodies étaient passé, successivement et à la demande, au fil des évènements. Cette façon de fonctionner ne permettait pas d’avoir une vue d’ensemble sur les stocks, ni d’être véritablement en adéquation avec les besoins réels. Une des premières étapes a, comme expliqué ci-dessus, consisté à rationaliser le nombre de goodies en fonction de ce qui était utile et nécessaire. Ce faisant, le nombre de goodies générique a été divisé par 3.  C’est grâce à cette rationalisation qu’il n’y a pas eu de surcoût, malgré le fait que certains goodies sont en matériaux écologiques et donc parfois plus chers à l’unité.

Quels services ont été consultés lors de l’état des lieux ?

Nous avons visé prioritairement les services qui organisaient beaucoup d’évènements, notamment les directions Vie Citoyenne et le Programme de Prévention Urbain (ou PPU). Le PPU est organiquement placé au sein de la Direction Développement Stratégique et Durable. Chacun comprend une dizaine de services. Les départements/ directions Population, Mobilité, Ressources-Humaines ont également été consultés lors de l’état des lieux ainsi que les services Propreté & Espaces Verts, Sports, Classes Moyennes et Population.

Comment ont été accueillies les propositions de changement ? 

De manière générale, les propositions de changement ont été bien accueillies par les services, volontaires pour être acteurs relais d’une démarche plus rationnelle, plus durable. Le Collège et le Conseil communal ont également appuyé la démarche en adoptant la charte « goodies écoresponsables ».

Qu’avez-vous intégré dans votre nouveau marché comme critères ?

Les critères varient évidemment d’un goodie à l’autre, car on parle ici d’objets très différents. Nous avons introduit des critères liés à la nature des matériaux en critères techniques (comme par exemple des t-shirts en coton biologique des blocs note en carton recyclé, ou des bics en plastique d’origine végétale). Nous avons également introduit des critères d’attribution (d’amélioration) pour l’utilisation d’encres d’origine végétale pour l’impression du logo. Nous avons également inséré une clause visant à réduire les emballages (de produits et de transport). Mais celle-ci devra être consolidée à l’avenir de sorte que si elle n’est pas respectée, des pénalités seront appliquées. Ce n’était pas le cas dans ce premier marché.

Avez-vous déjà un retour des utilisateurs ?

Nous n’avons pas encore eu beaucoup de retours des utilisateurs, les changements ayant été mis en place très récemment. Nous comptons évaluer la démarche d’ici quelques mois, et la faire évoluer en vue d’une amélioration continue sur le moyen, voire long terme.

Prévoyez-vous une communication vers les utilisateurs, les services, etc  pour expliquer ces choix ?

La communication vers les services utilisateurs a déjà commencé au travers des rencontres visant à dresser l’état des lieux : l’occasion a été saisie de sensibiliser directement les agents rencontrés sur la nécessité d’aller vers des objets utiles et durables, et de les distribuer au bon moment vers le public adéquat. Prochainement une newsletter sera envoyée à l’ensemble des agents afin de communiquer plus largement sur la charte et sur le bienfondé de la démarche.

Avez-vous déjà des idées pour faire évoluer le prochain marché ou les prochains achats ? 

Concernant certains goodies très spécifiques, nous avons déjà des idées d’amélioration sur base de l’expérience de ce marché. Les nouvelles idées émergeront avec l’analyse des distributions faites, dont les données seront enregistrées dans le système de gestion des stocks. L’évaluation de la procédure et les retours d’expérience des services nous seront aussi précieux. Nous sommes certains qu’il est possible d’allier originalité et durabilité ! 

Avez-vous des conseils à donner à nos lecteurs ?

Nous conseillons de procéder à une analyse approfondie des besoins en interne, et en fonction de ceux-ci, de ne pas négliger l’étude du marché. Elle permet, pour la rédaction du cahier des charges, de jauger la marge de flexibilité à laisser dans le descriptif technique, et de pondérer les critères d‘attribution en fonction. Cela permet également de rester réaliste par rapport aux réelles contraintes du marché, et de s’assurer de la bonne réponse des prestataires.

Plus d’informations sur ce marché : eco-conseil@schaerbeek.be

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