Novembre 2019

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ÉDITO

Que ce soit dans le cadre d’un marché de services, de travaux ou de fournitures, ce qui finit en déchet était au départ un achat. Prendre en compte la réduction des déchets dans les marchés publics devrait donc être une priorité. C’est aussi une bonne occasion de repenser la consommation des administrations avec la définition du besoin mais aussi de l’offre du marché.

Pour vous inspirer, participez :

  • au salon du zéro déchet qui aura lieu le 14 novembre 2019 et vous fera découvrir l’offre bruxelloise B2B & B2G en matière de services circulaires et durables ainsi que des solutions innovantes en faveur du zéro déchet et de l’économie circulaire. Inscriptions obligatoires
  • à la formation sur les goodies du 23 mars 2020 qui sera également l’occasion de repenser à ces cadeaux éphémères que les administrations peuvent acheter et qui ont un impact important sur l’environnement. Plus d’infos

Appel à contributions: Vous désirez proposer un sujet d’investigation ? Une question récurrente revient dans vos marchés publics durables ? Vous avez une information intéressante à partager ? N’hésitez pas à nous contacter, nous en ferons profiter tout le réseau dans un article lors de la prochaine édition !

ACTUALITES

Calcul du coût du cycle de vie : outils développés par l'Europe

Pour aider les acheteurs publics à prendre en compte la notion de coût du cycle de vie dans leurs marchés, la Commission européenne développe actuellement des outils pour toute une série de marchés.

Lorsque vous achetez un produit, un service ou un travail, vous payez toujours un prix. En tenant compte du coût du cycle de vie d’un produit, les acheteurs publics prennent en compte les coûts de production, de transport, d'utilisation, d'entretien et d'élimination des ressources qui ne sont pas reflétés dans le prix d'achat. Souvent, cela mène à des situations " gagnant-gagnant " où un produit, un travail ou un service plus écologique est également moins cher dans l'ensemble. Le principal potentiel d'économie sur le cycle de vie se situe au niveau des économies d'énergie, d'eau et de carburant, des économies sur l'entretien et le remplacement ainsi que des économies sur les coûts d'élimination. 

La commission européenne a développé des outils destinés à aider les acheteurs à prendre en compte cette notion de coût du cycle de vie (LCC). Elle propose actuellement trois outils (en anglais) pour des marchés d’IT (ordinateurs), d’éclairage intérieur et d’éclairage extérieur. 

Ces outils, présentés sous la forme d’un fichier Excel, reprennent plusieurs onglets :

  • Un onglet « LCC Inputs & Results » où les pouvoirs adjudicateurs doivent encoder des données comme la durée du contrat, la période d'évaluation, des paramètres d’utilisation, le prix de l’électricité, etc. Dans cet onglet les données des soumissionnaires sont automatiquement intégrées à partir de la "Bidder response sheet » (voir ci-dessous) et le coût total de possession est calculé pour chaque produit offert.
  • Un onglet « Bidder response sheet » où les soumissionnaires fournissent, de façon normalisée, les données nécessaires pour calculer les coûts du cycle de vie de leur offre. Les informations fournies dans cette fiche sont automatiquement importées dans l'onglet "LCC Inputs & Results" pour le calcul des coûts du cycle de vie. 
  • Un onglet « Graphic results » qui donne une représentation graphique des résultats du LCC sous la forme d'un diagramme à barres montrant la contribution de chaque catégorie de coûts au LCC total de chaque produit.  Si vous voulez comparer visuellement différentes offres, vous pouvez saisir les résultats de chacune d'entre elles dans différentes colonnes pour obtenir une sortie graphique des différentes offres.

Les autres onglets reprennent les données et les formules utilisées pour les calculs, des explications sur le fonctionnement, etc.

Plus d’informations sur le calcul du coût du cycle de vie

INFOS PRATIQUES

Intégrer la facturation électronique dans votre organisation

Depuis avril 2019, les administrations belges doivent accepter la facturation électronique dans le cadre de leurs marchés publics. Simplification administrative, baisse du délai de paiement ou encore réduction de l’impact sur l’environnement sont autant d’avantages mis en avant par cette nouvelle façon de facturer. 

Les opérateurs économiques peuvent transmettre, depuis le 1er avril 2019, leurs factures de manière électronique aux pouvoirs adjudicateurs. Cependant, un simple fichier Word ou encore un scan pdf en pièce jointe d’un courrier électronique ne constituent pas une facture électronique. Celle-ci est définie comme « une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique ». 

L’intégration de la facture électronique offre plusieurs avantages.  

  • Simplification administrative : par l’élimination des tâches manuelles (réception, saisie/encodage, validation, archivage, …)
  • Economies pour l’envoyeur et le receveur : l’Agence fédérale pour la simplification administrative estime qu’une économie annuelle de plus de 3 milliards d’euros en Belgique est possible si on passe à une facturation 100% électronique
  • Meilleur délai de paiement : une gestion dématérialisée de la facturation améliore la qualité de l’information financière au sein de l’administration. C’est également un avantage pour les indépendants et les PME. 
  • Une réduction de la consommation de papier : avec une moyenne de 2,5 pages par facture, le passage à l’électronique permet de réduire la quantité de papier utilisée et de CO2 liée.

En Région de Bruxelles-Capitale 96 organismes publics dont la grande majorité des administrations et organisations régionales (SPRB, STIB, Actiris,…) et les 19 communes sont capables de recevoir les factures électroniques. Pourtant, seule l’administration communale de Forest l’impose actuellement. 

Easybrussels se charge, à Bruxelles, de sensibiliser, informer et conseiller les administrations et institutions bruxelloises pour passer à l’e-Invoicing. L’agence veille ainsi à ce que les administrations acceptent la facture électronique pour l’échéance légale de la Directive européenne en 2020.

En septembre 2018, Easybrussels a adressé aux administrations et institutions de la Région bruxelloise une note relative à la facturation électronique. Celle-ci détaille les avantages et les modalités de la facturation électronique et encourage les pouvoirs publics à adopter celle-ci.

Consultez cette note (.pdf)

CAS DE BONNES PRATIQUES

La commune d'Anderlecht équipe son personnel en t-shirts éco-responsables !

Dans son dernier marché de fournitures de vêtements de travail, la commune d’Anderlecht a intégré, avec succès, des clauses sociales et environnementales. Christophe Bourgois, coordinateur Agenda 21 local nous partage son expérience. 

Quelle est la politique environnementale et achats au sein de la commune?

Notre commune s’est dotée, en 2012, d’un plan d’actions Agenda 21. L’axe d’amélioration n°1 concerne le renforcement de l'exemplarité communale, notamment en matière de politique d'achats. Parmi les 63 actions reprises dans l’Agenda 21 deux concernent plus particulièrement les achats avec l’intégration de clauses environnementales ainsi que l’intégration de clauses sociales.

Afin de pouvoir prendre en compte ce type de critère dans nos marchés, les collaborateurs des services Centrale d'Achat et Développement durable participent aux formations « marchés publics durables » proposées par Bruxelles Environnement dans le cadre du réseau des acheteurs publics durables bruxellois.

Quels sont les critères que vous avez pris en compte ?

Nous avons tout d’abord opté pour la division du marché en lots. Cela nous permettait d’élargir la concurrence, de favoriser l’accès éventuel à des PME et de prévoir l’intégration de critères environnementaux en spécifications techniques pour certains lots. Chaque type de vêtement/équipement constituait un lot à lui seul.

Comme nous suivons l’évolution du marché du textile depuis plusieurs années, nous savions qu’il était possible de demander du coton bio pour des produits classiques tels que des t-shirts et polos. Par ailleurs, une demande nous avait été faite par les puéricultrices des crèches pour l’acquisition de chaussures souples en coton bio.

Au niveau des spécifications techniques nous avons donc imposé du coton biologique pour ces deux lots.
Au niveau des critères d’attribution nous avons évalué le respect de l’environnement et des conditions de travail sur 20 points. Pour l'ensemble des lots, des points étaient attribués aux produits disposant d'un label environnemental (label Nordic Swan, label écologique européen, agriculture biologique, GOTS ou équivalent) et/ou d'un label social (Max Havelaar, label social belge, GOTS ou équivalent). Des points étaient également attribués si la marque du produit proposé adhérait officiellement à la Fair Wear Fondation dont la démarche vise l'amélioration continue des conditions de travail dans les unités de confection.

Comment s’est déroulée l’analyse des offres et l’attribution du marché?

Le premier constat est que la documentation que nous avons reçue est généralement très fournie mais pas toujours pertinente. Nous avons reçu des certificats ISO 9001 ou 14001, des attestation REACH ou des labels non appropriés  ... Il a donc d’abord fallu faire un tri mais qui cela  a été assez rapide grâce aux informations collectées lors des formations et du site www.infolabel.be 

Un deuxième constat est que certains soumissionnaires « habituels » n’avaient pas remis d’offres de prix.

Pour le lot « chaussures souples en coton bio biologique » nous n’avons pas eu d’offres conformes. Vu que cela ne concernait que 25 articles, nous les achèterons sur simple facture accepté.

Pour le lot “Polos et T-shirts - coton certifié bio”, qui concerne l'achat d'environ 2000 pièces, nous avons reçu 2 offres non conformes et deux offres conformes. Ces deux dernières proposaient la même fourniture. Au niveau des critères d’attribution elles se sont vues accorder le maximum de points puisque la marque garantit que le coton est issu du commerce équitable (label Fairtrade) et que des critères environnementaux ont été pris en compte pendant toute la phase de production du textile (via les labels GOTS et Nordic Swan)..

Et au niveau du prix, vous n’avez pas dépassé votre budget ?

La bonne nouvelle est que le prix des offres conformes était plus bas que l’estimation que nous en avions faite ! De plus, une des offres conformes (cotion certifié bio) était plus basse qu’une des offres non conformes (coton classique). Si on regarde le montant du marché (montant estimé de 173.500€ TVAC pour 1 an) ce n’est pas la différence de prix générée par la prise en compte de critères environnementaux qui influence de beaucoup le montant total du marché.

Voyez-vous déjà des améliorations à apporter pour le prochain marché ?

Comme certains de nos soumissionnaires habituels n’ont pas remis d’offres nous pensons qu’ils n’ont peut-être pas vu passer l’information. Nous veillerons donc à les informer, ainsi que d’autres fournisseurs durables potentiels, de la publication de nos marchés. Tous n’ont en effet pas forcément les moyens de faire de la veille.

Avec les offres qui nous ont été remises nous savons qu’il est possible d’aller dorénavant plus loin dans nos exigences techniques pour l’achat de t-shirts et polos mais aussi que nous pourrions les imposer à d’autres lots (ex : sweats shirts).

Les soumissionnaires doivent, eux aussi, apprendre à ne pas « noyer le poisson » avec des modes de preuves qui n’en sont pas et de mettre en avant ceux demandés. Mais ça, ce n'est pas de notre ressort…

Contact : Christophe Bourgois, Coordinateur Agenda 21, agenda21@anderlecht.brussels 

Vous aussi vous avez passé un marché intégrant des clauses environnementales ? Partagez votre témoignage et enrichissez ainsi le réseau ! Il suffit de nous contacter (greenprocurement@environnement.brussels) avec vos idées et nous rédigerons l’article !

AGENDA

  • Jeudi 14 novembre 2019 de 18h à 21h : salon zéro déchet pour professionnels 
  • Lundi 18 novembre 2019 de 9h30 à 12h30 : Produits d'entretien et de nettoyage
  • Mardi 04 février 2020 de 9h à 16h : Formation générale sur les marchés publics durables (donnée en NL)
  •  Lundi 17 février 2020 de 9h30 à 12h30: Introduction pratique aux marchés publics durables
  • Lundi 23 mars 2020 de  9h30 à 12h30 : critères environnementaux dans les marchés de Goodies
  • Mardi 21 avril 2020  de 9h30 à 12h30 : critères environnementaux dans les marchés de catering

Retrouvez les programmes complets de nos formations sur notre site !

Les formations sont gratuites mais nous insistons sur les inscriptions préalables afin de pouvoir vous accueillir au mieux.
Inscription : greenprocurement@environnement.brussels

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